IT-projektet
Svenska Friidrottsförbundet genomförde med start 2008 ett större IT-projekt som syftade till att underlätta administrationen inom friidrotten. Projektet skulle komma att beröra föreningar, aktiva, ledare, distrikt och förbund.
Bakgrund
Förbundsstyrelsen beslutade hösten 2007 att satsa resurser på införande av en IT-struktur för friidrottsverksamheten i Sverige. Beslutet grundade sig på en rapport genomförd under 2007 av Toralf Nilsson.
Rapporten visade att friidrotten i Sverige låg efter inom IT-stödet och att det fanns ett stort behov av effektivare administration inom detta område. Rapporten visade hur andra idrotter inom Sverige och andra friidrottsförbund i Europa arbetade med IT-stöd till framför allt föreningarna och dess medlemmar.
I rapporten fanns även beskrivet IT-behovet för Svensk Friidrott baserat på intervjuer. Friidrottssverige uppmanades under 2007 att via friidrott.se att delge sina synpunkter och behov.
Syfte
IT-projektet syftade till att underlätta och effektivisera för Svensk Friidrott och dess föreningar så att det skulle bli enklare att hantera administrativa delar och att arrangera tävlingar.
Grundtanken i hela projektet var att skapa "mer tid för friidrott".
Rapporten visade att behoven kunde delas in i två huvudkategorier:
* Tävlingsrelaterat
* Övrigt
Rapporten rekommenderade att för det tävlingsrelaterade, som var specifikt för friidrotten och krävde specifika lösningar, borde Svensk Friidrott ta fullt ansvar.
De övriga behoven krävde sällan specifika lösningar utan mer anpassningar. Här var rekommendationen att använda sig av befintliga lösningar, som exempelvis RF erbjöd, och specialanpassa dessa till friidrotten.
När det gällde det tävlingsrelaterade var rekommendationen att på sikt skapa en sammanhängande kedja med följande huvudmoduler:
1. Tävlingsansökan/sanktionshantering/tävlingskalender
2. Anmälan
3. Resultathantering
4. Statistik
Genomförande
Beslutet och planen för det nya IT-projektet presenterades på friidrott.se, vid regionmötena 2007, elitklubbsmötet 2008 och förbundsmötet 2008. Som projektledare arbetade Åke Isacsson.
Riksidrottsförbundet (RF) hade drivit en utveckling inom IT för att skapa bra och effektiva system som respektive specialförbund kan dra nytta av. Friidrotten skulle "koppla på" sina system på RF:s system för att uppnå effektivitet.
Exempel på system som hade tagits fram av RF var databas för medlemmar, idrottsadministrativt system, kopplingar mot banktjänster, Epi-serverbaserad webbadministration m m.
Svensk Friidrott ville med IT-projektet skapa ett system där medlemmar, föreningar, distrikt och förbund samarbetar för att uppnå en effektiv hantering av friidrotten i Sverige. I och med detta var det en fördel om förening, distrikt och förbund har samma tekniska grundsystem i webbplatserna för att kunna kanalisera information mellan organisationerna.
RF hade etablerat en lösning där föreningar erbjöds ett Epi-serverbaserat administrationsverktyg för hemsidor helt utan kostnad. Systemet var ett av de bästa på marknaden och skapade stora möjligheter för anpassning och hantering av den egna hemsidan.
Föreningens hemsida skulle bli navet i verksamheten oavsett om man gör en närvarorapportering, årsrapport, ansöker om en tävling, anmäler sig till en tävling, hanterar medlemmar eller sköter betalningar.
Utbildning
I projektet ingick utbildning över Sverige.
Tidsplan
Projektet innehöll flera tidsplaner för olika delprojekt:
Under våren och sommaren 2008 var målet att få in e-postadresser för så många föreningar som möjligt.
Under hösten 2008 – vintern 2009 var målsättningen att en stor del av föreningarna har kommit igång med den nya internetlösningen som Svensk Friidrott kommer att erbjuda.
För projektet i sin helhet arbetade vi med för att ha ett fungerande system till inomhussäsongen 2010. Tidsplanen kunde revideras under projektets gång och eftersom den var beroende av faktorer vi inte kunde påverka, inte minst systemleveranser.
Förverkligande
Hösten 2009 togs de första delarna av det nya IT-systemet - de avseende tävlingssanktionering - i bruk. Efter en namnpristävling döptes systemet till FRIDA.